行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。 遵守这一原则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。 根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文的行文关系划分为上行文、下行文和平行文。 一、向上级机关行文应注意的问题 上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示等；向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其它相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。 向上级机关行文，一般有以下几种情况:一是工作中不能自行决定重大问题，需要上级机关批准的，如请求在某个学院下面设立研究所的请示；二是审批权限在上级机关需要上级机关审批的，如举办大型活动所需的经费，都需要请求上级批准；三是例行的工作总结报告或领导安排上报的,前者如每学期结束时的行政工作总结和下学期的行政工作计划等；四是对工作中的重大问题提出见解和意见，供上级机关决策参考，如对学校收入分配改革的意见等。 具体应注意以下几个问题：（1）不越级行文，不横向请示。上行文的主送单位必须是与制发机关有隶属关系的直接上级机关。虽是上级机关但不是直接隶属关系的不应直接请示、报告，否则即成为越级行文，上级机关对越级行文原则上不予受理。请求平行或不相隶属的职能部门审批其管辖范围内的事项，不应使用请示，正确的方法是使用“函”。 （2）不多头主送，不送领导同志个人。上行文主送机关一般只有一个，那就是制发机关的直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关行文，应分开报送较妥。如内容涉及的其他单位，通常采用抄送的形式。除特殊情况上行文一般不应直接送领导同志个人，更不能向有关领导多头分送。因为重要的事情领导们都要集体研究决定，送给领导同志个人，领导还是得交给秘书部门办理，这样就为领导增加了不必要的麻烦。另外领导同志工作比较忙，事情比较多，文件送给个人，有时难免顾不上看，这样岂不是“欲速而不达”。 （3）“请示”应当一文一事，如果一个请示件的内容涉及多个问题、多个部门，既增加办理的难度，也影响办理的效率。请示一文一事，可以使公文内容集中，篇幅简短，便于公文办理，有利于提高效率。如同时请示多件事，必须是同一个问题密切相关的几个方面，也必须是上级机关能一次给予批复和解决的；否则，有几个问题就要写几个请示。 二、向下级机关行文应注意的问题 下行文是指在具有隶属关系的垂直系统内，上级机关向隶属机关或业务的被指导机关发出的文件，如批复、指示等。通知在一般情况下也是下行文，意见也可以作为下行文使用。 下行文中遇到的需要解决的问题。层层转发的文件标题过长。对于层层转发的公文，为避免转发时标题过于累赘、重复，在转发时，可以根据转发公文的主要事由自拟标题，不必照抄被发公文的标题,但在正文中应将各级机关的转发层次及要求加以说明。比如：国务院下发的一个文件是：“国务院关于进一步加强艰苦奋斗精神教育的通知”，云南省转发此文应为：“云南省人民政府关于转发《国务院关于进一步加强艰苦奋斗精神教育的通知》的通知”，昆明市接此文件后，继续转发，那么标题是：“昆明市人民政府关于转发《云南省人民政府关于转发〈国务院关于进一步加强艰苦奋斗精神教育的通知〉的通知》的通知”，这一个标题中就有三个“关于”，两个“转发”，三个“通知”，如果到县区再转发，这样的标题就无法拟制了。为了解决这个问题，拟制标题时，可以省略“关于”只写“转发”即可。基本公式是：发文机关+转发《被转发机关+事由+文种》的通知。那么，上述标题可以拟为：“昆明市人民政府转发《云南省人民政府关于进一步加强艰苦奋斗精神教育的通知》的通知”。在正文中，将云南省转发国务院通知的事项加以说明。 三、平行文应该注意的问题 平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以发挥平行性。还有非隶属关系的机关之间，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系，不论是相同级别还是不同级别，都要通过平行文如函进行协调。 函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。 应该注意的问题就是，函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。 四、如何确定送文范围 送文机关主要分为主送机关和抄送机关。主送机关对收到的文件负有主办、答复之责，抄送机关只有了解与配合执行之责。 行文首先要选准主送机关。选择主送机关的依据是文件内容、职权范围和隶属关系。一般情况下，依据前两点就可以确定一个文件的主送机关。如云南大学为“招生问题”一事请求批准，此事的管理权限在省教育厅，故这个请示的主送机关自然是省教育厅；云南大学拟兴建新校区所需经费就需经省发改委审议批准，此事的审批权限在省发改委，故这个议案的主送机关必须是省发改委。在某些情况下，选择主送机关还要考虑到隶属关系。如云南大学欲向省政府行文时，但按照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》） 关于政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向上（下）一级政府正式行文”的规定，只能把文件呈报给自身的上级机关——云南省教育厅，由省教育厅批转或转报给省政府。 确定主送机关应注意如下问题：（1）避免出现行文中的党政不分现象。行政机关与党委机关分属于不同的组织系统，自上而下各有各的隶属关系，各有各的职权范围。按照中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）和《办法》的规定，两者都应该“根据各自的隶属关系和职权范围”行文，即在各自的系统内部行文。也就是说，上下级政府之间可以就行政工作相互行文，上下级党委之间也可以就党务工作相互行文。不应打乱正常的行文秩序，尤其要防止出现行政机关以行政的名义向上级党委机关行文请示或报告工作、或者向下级行政行文时把下级党委也列为主送机关的现象。 （2）仔细斟酌上行文的主送机关。首先，行政公文的请示以及所有上行文种，都只能标注一个主送机关；其次，发文机关正式行文，应该把机关名称而不是某个人名列在主送机关的位置上，上行文时尤要注意；第三，受双重领导的机关向上行文，必须根据公文内容明确标注一个主送机关，如果必要可将另一上级机关列为抄送机关，不可两者一并主送；第四，上行文尤其不可随意越级标注主送机关。 （3）联合向下行文的主送机关基本上与发文机关一一对应。若干个同级部门联合向下行文，其主送机关通常应是与发文部门一一对应的下级部门。例如教育厅与财政厅联合向下行文，其主送机关通常应为所属各级机关的教育、财政部门。这样标注主送机关，有利于收、发文双方的相互沟通以及文件的贯彻执行。