院机关各部门、院属各单位：

为进一步提高全院办公室工作质量和效率，现就我院公文处理、院办公会议议题申报、客人来访接待、领导批示落实和督办、学术交流中心场地使用等五项工作要求强调如下：

一、院公文处理工作

（一）《广西农业科学院公文处理办法》（以下简称《办法》）已于2014年5月30日印发，《办法》对我院文件的公文格式、公文种类和行文规则作了详细规定与解释。为切实提高我院公文处理质量和效率，请院机关各部门、院属各单位严格按照《办法》中相关规定开展公文处理工作。院机关各部门在职责范围内向全院发布通知、安排工作等文件，院属各单位在各自职权范围内向上、下级部门行文时，应注意参照《办法》附件中的规定，采用与本部门（单位）对应的公文格式和发文字号发文。

各部门（单位）向院请示事项，文种用“请示”（不能用“报告”），抬头一律写“广西农业科学院”（不能用“院领导”）。请示事项必须经部门（单位）班子集体研究，不能把问题直接推给院领导，要提供可供选择方案，需要多部门协调处理的公文，应事前沟通。

各单位向院及外单位呈文，需经主要负责人审核签发。

（二）为提高我院公文处理信息化水平，院办公室根据我院公文办理流程开发设计了公文管理系统，现正式启用。院机关各部门、院属各单位需院办公室审核印发的公文需经由该系统进行处理。

院公文管理系统操作流程为：起草公文→提交部门（单位）负责人审核→登陆院公文管理系统→上传公文→提交院办公室审核→查看审核进度→获批后打印公文→填写发文签→请部门（单位）负责人及相关会办部门负责人签字→送院办公室呈院领导签发→查看公文办理进度及办理情况→到文印室取文分发或报送公文。

院公文管理系统给用户设置不同权限，院机关各部门、院属各单位登录账号与原分发的院网后台账号相同，原始密码为123456，可登陆后自行修改密码。

公文管理系统入口链接位于院门户网站左侧,推荐使用IE浏览器或火狐浏览器等标准浏览器。请公文办理人员在电脑上安装Office2003版本，已安装高版本的用户请在提交到公文管理系统前将文档另存为Word或Excel的2003版本格式。另外还请安装方正小标宋字体和PDF阅读器，安装方法和其它注意事项详见公文管理系统右上角【在线帮助】栏目说明。

二、院办公会议议题申报

院机关各部门、院属各单位如有提请院办公会议讨论决定的议题，必须经过深入调查研究，涉及其他部门（单位）的应当充分协商，涉及院所重大利益和职工权益的应当采取适当形式广泛听取各方面意见。

院办公会议一般于每月第一个星期一召开，申请部门（单位）应在每月25日前，在院网下载区下载并填写《广西农业科学院办公会议议题审批表》，详细写明议题内容，提出倾向性方案，呈请会办单位及分管院领导签署意见后，提交至院办公室汇总上会。

三、客人来访接待工作

凡国家部委司局级及以上领导，两院院士、国家产业技术体系首席专家、自治区有关部门及各省市农科院主要领导等重要客人工作来访并需要院领导出面接待的，牵头承担接待工作的部门（单位），应提前5天书面报告院办公室。报告办法：填报《客人来访接待报告单》（院网下载区下载）。需院领导出面参加的接待，承办部门（单位）负责人为接待工作第一责任人，负责统筹做好全程接待工作，院办重点负责协调院领导参加的活动环节。提交《客人来访接待报告单》时需同时提交具体接待方案和相关背景材料；如需领导出席相关活动并讲话，还须同时提交领导会见客人时的讲话稿或讲话提纲。

四、领导批示的落实和督办

为抓好自治区领导和院领导批示的贯彻落实，院办公室将完善督办程序，向承办单位发送《广西农业科学院工作督办通知单》。请承办单位收到督办通知单后，及时确定并反馈具体承办人及联系电话，认真研究制定工作方案，不折不扣抓好领导批示的办理，并按规定时限报送办理情况书面材料。办理情况书面材料经主要负责人审定签发，加盖单位公章。院办将加大督办力度，不定期面向全院通报督办件办理情况。

五、学术交流中心场地使用

院属各单位、各部门使用院学术交流中心场地，应按照《广西农业科学院学术交流中心管理暂行规定》进行申请、使用和维护。申请使用应提前2天（重要活动提前1个月），并派专人负责与院学术交流中心管理人员对接。除院级会议外，会议使用的茶水、台签、会标、横幅、笔、笔记本等物品由会议承办单位（部门）自备。会议结束后，会议使用单位和中心工作人员共同做好会场清理、保洁等工作。

以上五项工作要求，请各部门（单位）认真遵循。工作中遇到问题或有任何意见建议，请与院办公室秘书科联系，联系电话：3243866、3247957。

广西农业科学院办公室

2015年3月5日