院机关各部门、院属各单位：
为进一步提高公文运转效率和质量，促进公文信函交换工作规范化、制度化，确保政令畅通，经院领导同意，定于2014年8月1日正式启用院公文交换信箱。现将有关事宜通知如下：
一、交换对象、时间、地点及内容
公文交换对象为院机关各部门、院属各单位；投件时间为每天上午11:00前；交换取件时间为每个工作日上午11:00-12:00；交换站设在院新行政楼1楼；交换内容仅限于公文、信函、报刊等纸质材料，严禁向信箱投递广告和硬塞物品。
二、高度重视，明确专人
各部门（单位）应充分认识交换工作的重要性，指定政治可靠、保密意识和责任心强的人员承担公文交换工作，并明确其职责。公文交换人员实行备案制度，人员如有变动需书面报告院办公室备案。
三、严格程序，规范交换
（一）需交换发文的部门（单位），应在每天10：30前将公文投入接收部门（单位）的信箱,同时将发文名称、交件人、发文对象等信息填入《广西农业科学院文件收发登记表》。
（二）每天交换实行签到制度。交换人员应在规定时间（每天上午11:00-12:00）到交换站参加文件交换，不得随意委托他人代替签到、签领及交换。
（三）交换结束时，交换人员应认真检查本部门（单位）交换箱并清点公文信函。领到公文后，要在《广西农业科学院文件收发登记表》签收，并及时返回单位交有关同志处理公文。严禁携带交换件出入公共场所，不得在交换站内阅读或打开文件资料。
（四）凡紧急公文、重要文件通知，发文部门（单位）应自行送达，以免收发不及时耽误工作。
（五）密级文件资料须严格遵守国家有关制度规定，不得通过信箱交换。
四、严肃纪律，强化责任
（一）各交换部门（单位）因不及时参加公文交换而延时误事的，由各部门（单位）承担责任。交换员领回交换件后应及时分发，如收到公文、特别是紧急公文，应及时通知有关人员办理。
（二）交换信箱实行专人管理。请各部门（单位）选派交换员2名，于2014年7月30日前将名单（姓名、性别、职务、办公电话、手机）报送院办公室，并领取和保管本部门（单位）信箱钥匙。
五、院外来信投递及报刊征订
（一）院职工通信，请务必交待寄信人正确、详细注明收信地址（南宁市大学东路174号，邮编：530007）及收信人所在单位名称[如：广西农业科学院XXX研究所（室、处）]，切勿把通信地址笼统写成“广西农业科学院”，以免耽误接收信件。
（二）特快专递、挂号件需持有效身份证明到院办收发室签领。出现信件收件人单位不详的，收发室将定期在院网首页“信件查询”栏目中公布（每月第一个星期更新，当月保留，逾期将退回寄件人），收件人可自行登录院网查询。
（三）为节省报刊投递时间，从2015年起，各单位及职工、家属个人订阅《南国早报》、《南宁晚报》、《广西日报》的，请直接联系报刊发行员办理，由报刊发行员直接投递到各单位或职工住户报箱。
六、院外公文交换
需向自治区直属厅局交换公文的部门（单位）请在每天上午11时前把交换件交给院办收发员。根据自治区政府公文交换站的要求，公文以外的资料、印刷品及私人信件不能交换。
七、联系方式
未尽事宜请咨询院办公室秘书科3243866、综合科3245442；
院办邮箱：office@gxaas.net，传真：3244521；
院办收发室地址：院新行政综合楼1楼111室，电话：3247095；
院办收发员：黄轾诚，电话：3247095、15296285104。
广西农业科学院
2014年7月1日
